Nasazení Info Office online

Nasazením rozumíme provedení všech akcí, které jsou potřeba k tomu, aby se dal systém aktivně využívat.

Aktivace služby

U poskytovatele služby vyžádejte vytvoření databáze a vytvoření příslušného počtu uživatelů pro jednotlivé aplikace.

Registrace uživatelů

viz. Nový uživatel

Základní ovládací prvky

Na obrazovkách aplikací najdete společné základní ovládací prvky:

> filtr v horní části formuláře

vyhledávací pole nebo filtr data OD - DO, filtr střediska apod.

> v dolní části obrazovky je pás specifických příkazů a funkcí pro vybraný formulář, např. přidat položku, zaúčtovat atd.

Ekonomický systém

Pro práci se systémem je nezbytné naplnění základních číselníků. To se provede dvěma způsoby: Ručním zadáním a importem přes Excelové tabulky.

Údaje o firmě

Číselníky - SUBJEKT

Zde můžete nahrát logo a razítko firmy

- ADRESA: vyplníte adresu a číslo účtu (tlačítko (+) účet), příp.kontakty (tlačítko (+) kontakt) > Uložíte ikonou diskety v pravém horním rohu.

- DALŠÍ NASTAVENÍ: doplňte účetní údaje o firmě např. zda je plátcem DPH, adresu Finančního úřadu apod. > Uložte

Účtová osnova

• Při vytvoření firmy jsou v účtové osnově pouze syntetická konta. Konta s analytickou částí můžete importovat. Když jsou zadána všechna používaná konta, vraťte se v ES do Údajů o firmě, klikem na název subjektu, a zadejte v sekci "Další nastavení" konta pro všeobecné účtování, zaokrouhlení atd.

Adresář

Adresy a kontakty importovat.

Složky dokladů

Číselníky > složky. Vytvoření složek dokladů bývá analyticky nejsložitější částí nasazení. Zadáte názvy, minima, maxima, účetní období, konta atd. Číselné řady se nesmí překrývat.

Stavy kont

Počáteční stav se zadává interními doklady do složky počáteční stavy. Doklady je možné připravit v Excelu a importovat je přes tabulku "Doklady položky"

V případě, že budete nastavovat počáteční stav k začátku účetního období, převedete pouze zůstatky na rozvahových kontech. Interní doklad tedy bude obsahovat rozvahová konta a hodnoty MD a Dal budou odpovídat konečným stavům předvahy z minulého účetního období. Doklad bude datován na konec předchozího účetního období.

Nastavení počátečního stavu v průběhu účetního období (k datu nasazení) musí obsahovat počáteční stav tohoto období, které se provede podle předchozího odstavce a také obraty za již uplynulou část aktuálního účetního období do data nasazení. To znamená, že jeden doklad bude obsahovat počáteční stav a druhý doklad obraty (náklady i výnosy) za část účetního období. Ten bude účtován k datu nasazení.

Vycházejte z obratové předvahy a tu formátujte do Excelu pro import položek dokladu.

DPH

V DPH > sazby zadáte konta pro zaúčtování.

Číselníky

střediska a činnosti, zakázky, účetní období, způsoby platby atd.

Počáteční stav salda

Pro rozvahová konta, pro něž chcete sledovat saldo, je potřeba vložit nevyrovnané položky k datu nasazení. Vložení se provede opět interním dokladem, na němž budou nevyrovnané položky včetně adres, jejichž názvy musí odpovídat názvům uvedeným v adresáři. Excel upravíme do formátu požadovaného pro import položek dokladu. Doporučujeme použít pro každé konto samostatný doklad. Tento doklad nesmí ovlivnit celkové obraty ani zůstatky příslušného konta. Pouze rozdělí zůstatek konta na jednotlivé hodnoty podle adres a variabilních symbolů.   

Provedení roční závěrky předchozího účetního období

Aby se počáteční stavy zohlednily k začátku aktuálního období, je potřeba provést uzávěrku předchozího období a nastavit ji do stavu "Platná"

Obchodní databáze

Číselníky

skupiny, zakázky, MJ, doprava, druh pohybu atd.

Sklady

zadat používané sklady a konta, na které se účtují

Katalog produktů

Katalog produktů lze naplnit importem z Excelu

Ceny

Zadat Ceníky a poté do nich importovat ceny produktů z Excelu.

V této fázi již můžete vytvářet a účtovat nové doklady.

Personalistika a mzdy

Vytvořit období

Měsíční zpracování >  nový měsíc

Číselníky

Nastavení se vztahuje vždy k označenému měsíci - doplňte adresy institucí, konta, výplatní termíny atd. Do dalšího měsíce se zkopírují zadané údaje z předcházejícího.

 Import otevře rozhraní pro nahrání: Zaměstnanců, pracovních poměrů, mzdových údajů, položek zaměstnance, bankovní účty mezd, srážky, typy mzdových položek, podklady pro dávky.

Adresář

seznam adres institucí a úřadů související se zpracováním mezd.

Zaměstnanci

Základní osobní údaje, mzdové údaje a údaje potřebné pro výpočet průměrů z minulých období se importuje.

Docházka

zde doplňte používané kódy docházky a kalendáře.